„Zmiany, zmiany, zmiany” – tak w skrócie można podsumować to, co wydarzyło się w naszym projekcie w minionym, 2018 roku. Był to bowiem rok obfitujący w wiele ciekawych zwrotów akcji i wydarzeń. Zmiany formalne, merytoryczne i personalne – to byli nasi główni bohaterowie wydarzeń ostatnich 12 miesięcy. Na szczęście większość zmian miała charakter pozytywny, a wszystkie negatywne udało się w porę rozpoznać i zniwelować.
Jeśli chodzi o zmiany formalne, realizacja wszystkich zadań wdrażanego przedsięwzięcia przez dwanaście miesięcy była możliwa dzięki sprawnemu zarządzaniu i administrowaniu projektem. Utworzony został do tego celu zespół zadaniowy, współpracujący z oficjalnym opiekunem, wyznaczonym przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego. W tym czasie opracowano i podpisano dwa aneksy do umowy dofinansowania, zostało również przygotowanych, złożonych i zatwierdzonych sześć wniosków o płatność, a także przedstawiono dwie aktualizacje wykazu osób, upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. W ramach kontroli ex-ante i ex-post przesłano do resortu kultury (jako Instytucji Pośredniczącej) do akceptacji (którą uzyskaliśmy) dokumentację z siedmiu przeprowadzonych w 2018 r. postępowań przetargowych, jak również informacje, dotyczące szacowania wartości zamówień publicznych dla wszystkich wyłonionych w tym roku wykonawców. Ponadto dokonana została aktualizacja Harmonogramu Realizacji Projektu i przeprowadzona była procedura informacyjna z Instytucją Pośredniczącą odnośnie odstąpienia od umowy z jednym z wykonawców, który zbankrutował, a którego zobowiązania przejął syndyk masy upadłościowej.
Zmiany w 2018 roku dotyczyły poszczególnych zadań projektowych. Zrealizowane zostały wszystkie założenia programowe, zakończono też działania techniczne i konserwatorskie, związane z zadaniem nr 1 – „Prace konserwatorskie oraz dokumentacyjne i zabezpieczające w Galeriach Ogrodowych i Lapidarium na parterze pałacu”. Aktualnie prowadzone są obserwacje i nadzory konserwatorskie a ewentualne działania naprawcze zostaną wykonane po zakończeniu Zadania nr 2, polegającego na „Modernizacji i przebudowie sal wystawowych galerii ogrodowych na piętrze pałacu”. W drugim roku realizacji projektu w zakresie ww. zadania przeprowadzona została procedura przetargowa, w trakcie której wyłoniono Generalnego Wykonawcę prac i rozpoczęto roboty budowlane. Zakończenie robót jest planowane w ostatnim kwartale 2019 r.
w związku z niewywiązaniem się pierwszego Generalnego Wykonawcy z podpisanego kontraktu na „Roboty remontowe i zabezpieczające w budynku Oranżerii” (Zadanie nr 4), Muzeum zerwało z nim umowę i wyłoniło w ramach przetargu nowego wykonawcę, który zgodnie z podpisaną umową jeszcze w 2018 r. dokończył wszystkie pozostałe prace. W 2019 r. pozostanie jeszcze ostateczne rozliczenie zadania.
W całości zakończony i rozliczony został kolejny element projektowy, związany z zadaniem nr 5, czyli „Konserwacją czterech figur Herkulesów wraz z postumentami oraz wykonaniem ich kopii”. To zadanie wykonane zostało zgodnie z założeniami programowymi oraz harmonogramem wykonawczym.
Pozostałe zadania nr 6, 7 i 8 (czyli „Trójwymiarowa dokumentacja wybranej kolekcji zbiorów”, „Promocja” i „Zarządzanie projektem”) były realizowane zgodnie z założeniami ich harmonogramów rzeczowo-finansowych, a ich zakończenie nastąpi w roku 2019.
Ostatnią modyfikacją były zmiany personalne w samym zespole projektowym. Objęły stanowisko kuratora zadania nr 4 i zadania nr 8. Traktujemy je jako wzmocnienie starego składu nowymi siłami i kompetencjami. Z pewnością przyczyni się to do sprawnego działania i skutecznego osiągnięcia zakładanych celów.
